高校固定資產條形碼管理的新嘗試
條形碼技術是在計算機技術與信息技術基礎上發(fā)展起來的一門容編碼、印刷、識別、數據采集和處理于一體的新興技術。本文闡述了條形碼的意義、發(fā)展、分類及其優(yōu)點，并在理順管理體制、建全資產管理機構的基礎上，在地方高校中率先對固定資產實行條形碼管理，從而使山西大學的國有資產管理水平上了一個新臺階，節(jié)約了人力、物力和資金，提高了工作效率和水平，具有一定的借鑒作用。
為了加強國有資產的管理，防止國有資產的流失，學校成立了專門的管理機構，并在省內高校率先對固定資產實行條形碼管理，從而使我校國有資產管理水平上了一個新臺階。下面就我校固定資產的條形碼管理，談一下我們自己的一些做法。
1．條形碼的意義、發(fā)展、分類及其優(yōu)點
條碼技術是在計算機技術與信息技術基礎上發(fā)展起來的一門容編碼、印刷、識別、數據采集和處理于一體的新興技術，它為物品管理、各國間的貿易往來，提供了簡便的共同語言和獨特的交往方式，F在世界各地普遍使用了條形碼技術，而且其應用領域越來越廣泛，已經普遍滲透到計算機管理的各個角落，如工業(yè)控制、交通運輸、安全保衛(wèi)、物資管理功、公室自動化等。
條碼技術至今已有50多年的歷史。從20世紀40年代的美國發(fā)起，70－80年代在國際上得到了廣泛的應用。隨著國外條碼技術的應用，我國于70年代末到80年代初開始研究，并在部分行業(yè)完善了條碼管理系統(tǒng)，如郵電、銀行、連鎖店、圖書館等。1988年12“月，我國成立了“中國物品編碼中心（EANChina），并在1991年4月19日正式申請加入了國際編碼組織EAN協會。近年來，我國的條碼事業(yè)發(fā)展迅速，條碼技術在我國已得到了廣泛的應用。那么什么是“條碼”呢？所謂“條碼”，它是一種利用光電掃描閱讀設備識別并實現數據自動輸入計算機的特殊編號。嚴格地講，它是由一組規(guī)則排列的條。空及其對應字符組成的標記，用以表示一定的信息。條碼種類很多，常見的大概有20多種碼制，比如：Code39碼（標準39碼）、Codabar碼（庫德巴碼）、Code25碼（標準25碼）等，其中Code39碼因其可采用數字與字母共同組成的方式而在各行業(yè)內部管理上被廣泛使用。
條形碼是迄今為止最經濟、實用的一種自動識別技術。條碼技術具有以下幾個方面的優(yōu)點：第一、輸入速度快，與鍵盤輸人相比，條碼輸人的速度是鍵盤輸入的5倍。第二、可靠性高，鍵盤輸入數據出錯率為三百分之一，利用光學字符識別技術出錯率為萬分之一，而采用條碼技術誤碼率低于百萬分之一。第三、采集信息量大，利用傳統(tǒng)的一維條碼一次可采集幾十位字符的信息，二維條碼更可以攜帶數千個字符的信息，可以包含圖形或漢字，并有一定的自動糾錯能力。第四、靈活實用，條碼標識既可以作為一種識別手段單獨使用，也可以和有關識別設備組成一個系統(tǒng)實現自動化識別，還可以和其他控制設備聯接起來實現自動化管理。另外，條碼標簽易于制作，對設備和材料沒有特殊要求，識別設備操作容易，不需要特殊培訓，且設備也相對便宜。
2條形碼的應用
目前我國廣泛應用的是一維條碼技術，即大家在商品包裝上看到的一組按一定規(guī)格排列的堅條和相應的數字，而我校固定資產的條形碼就采用了Code39碼的編碼技術，并完全符合國家正式頒布的與條碼相關的國家標準，即：GB/T/12908－1991三九條碼。
2．1固定資產條形碼的含義我們在編碼過程中，主要考慮了以下幾點：
（1）代表的意義完全，即一方面要符合國家教育部的要求，另一方面也要滿足行政事業(yè)單位國有資產的需要。（2）滿足未來擴充的需要。（3）充分利用現有的數據，即儀器設備數據庫。（4）符合人們的閱讀習慣。根據以上標準，我們對固定資產進行了編碼，其含義如下：
上海大學固定資產條形碼（除圖書部分，因為我校圖書條碼的含義另有定義）的形狀為長方形，規(guī)格為55×25mm。它的正上方為“山西大學固定資產（教學等）”的字樣，其中圓括號內為該固定資產的使用方向，共有5種類型，即：教學、科研、行政、后勤和其它。條形碼標簽的第二行為資產的條形碼共14位，前2位代表資產類別（行政事業(yè)單位國有資產分類編號的前兩位），第3位到第6位代表資產的購置日期，第7位到12位代表資產編號，第13、14位代表資產的經費來源。條形碼標簽的第三行為條形碼所對應的數字。
2.2軟件的編制為了實現以上編碼要求以及其它功能，我們在實踐中編寫了“山西大學條形碼管理系統(tǒng)”，該軟件分兩部分，一部分為條碼掃描器的軟件，用C語言編寫，主要功能有數據下載、數據傳輸、條碼掃描、條碼查詢等。另一部分為主程序，我們選擇了Microsoft公司的VisualFoxPro6．0作為開發(fā)環(huán)境，采用面向對象的程序設計方法，并且軟件設計規(guī)范，界面直觀、簡潔，人工干預少，操作方便c該系統(tǒng)主要功能如下：
（l）自動完成條形碼的編碼功能，即從儀器設備數據庫（S－
J．DBf）中自動轉換成相應的條形碼；（2）可完成固定資產條形碼的打印，其中分成批打印和單個打印兩種功能；（3）為了方便大家核對帳目及張貼條形碼的需要，我們還設計了帳目打印功能；（4）數據下載和數據傳輸功能；（5）對帳功能，即用戶只需手持條形碼掃描器將某單位的資產逐一掃描后，經計算機進行數據處理后，便可自動打印出對帳結果，即未核對的資產目錄。已核對的資產目錄和經查實不屬于該單位的資產目錄；（6）系統(tǒng)維護功能，主要完成重裝數據庫、參數設置、用戶級別確認多。
以上軟件，經我們一年多的反復實踐，基本達到了設計要求，取得了良好的效果。
2．3條形碼的制做與張貼有了相應的軟件，借助一些硬件設備如專用條碼打印機、條碼掃描器等，我們就可制做條形碼了。首先，資產管理處打印出固定資產條形碼對照表，并下發(fā)各單位，核對好后交資產管理處統(tǒng)一制做條形碼、其次，各單位在張貼條形碼標簽時，一定要按照資產管理處的培訓要求認真仔細地做好此項工作，標簽張貼一定要牢固，并符合規(guī)范。，般情況下固定資產的條形碼一式兩份，統(tǒng)一貼在資產正面的右上角明顯處，若資產只有上臺件，另一標簽統(tǒng)一貼在資產后面的左上角；若資產附件只有二件。身上標簽統(tǒng)一貼在其附件正面的右上角；若資產附件不只一件時，我們將根據附件數量重新制做條形碼。各單位固定資產條形碼張貼完后，資產管理處攜帶手提條形碼閱讀機不定期對各單位的固定資產逐臺進行驗收，直到帳物一致。
3幾點粗淺體會
（l）在固定資產管理中，朗風條碼的作用主要是實現快速、準確的數據采集。與人工輸入相比，速度快，正確率高，并且易于制作，成本低，極大地簡化了作業(yè)，提高了工作效率。
（2）在固定資產管理中，信息流通常是以書面文本的形式出現的，比如：每一固定資產的卡片、標簽等，凡添置的固定資產都必須填寫一式三份的固定資產卡片及相應的標有資產名稱、資產型號、資產編號、資產分類號等的標簽，手續(xù)繁雜，而采用了一維條形碼后，就可用一張小小的條形碼標簽取代，人們通過條碼掃描器和建立的相應數據庫，或者通過校園網絡，輸入條形碼上對應的數字就會得到相應的信息。
（3）在固定資產管理中，一年一度的對帳以及庫房的盤點是必不可少的，傳統(tǒng)的工作方式是手工記錄每一固定資產的現狀，查找與記錄都是一個相應繁瑣的過程，F在借助條碼，這些工作只要用掃描器一掃，并通過建立的相應數據庫和相關的軟件就可以實現對帳、下帳和盤點工作，速度快，操作簡單，正確率高。
（4）固定資產的條形碼管理工作是一項長期而艱巨的工作，涉及面廣，工作量大，問題多，困難大，為了保質保量完成此項工作，必須加強宣傳，統(tǒng)一思想，提高認識。另外，各基層單位要建立相對穩(wěn)定的資產管理隊伍，并且調動不能頻繁，工作都要落實到人。
（5）有計劃地對全校資產管理人員集中進行政治思想教育、反腐倡廉和職業(yè)道德、計算機知識、條碼管理知識及保管技術等的培訓，不斷提高管理人員的政治思想水平和業(yè)務素質，努力造就一支思想素質好，業(yè)務過硬的資產管理干部隊伍。 |